Leren thuiswerken door corona
Thuiswerken was bij advocatenkantoor Van Benthem en Keulen in Utrecht geen alledaagse praktijk. Tot corona. Van de ene op de andere dag moesten de 160 medewerkers wel. Fysiek overleg werd digitaal overleg, seminars werden webinars. ‘De collega’s hebben zich goed aangepast. Thuiswerken zal in de toekomst dan ook een bepaalde plek houden.’
Net als zoveel organisaties werd Van Benthem en Keulen, gevestigd in Rijnsweerd, ineens half maart getroffen door de coronamaatregelen. “We moesten alles heel anders organiseren”, vertelt directeur Johan Koggink. “Daarvoor hebben we meteen vanuit het bestuur een crisisteam opgezet, samen met de afdelingen financiën en HR. Op bijna dagelijkse basis kwamen we bij elkaar om zaken te bespreken als de communicatie richting personeel, maar ook het debiteurenbeleid en de financiën.”
Technologie
Hoe pak je zo’n plotselinge omslag naar thuiswerken aan in je organisatie? “Als eerste hebben we de technologie op orde gebracht”, vertelt Koggink. “We zijn gaan testen. Op een avond rond half acht voordat de lockdown werd afgekondigd hebben we iedereen gevraagd om in te loggen op ons netwerk. Dat ging goed. Daarnaast hebben we laptops aangeschaft voor die medewerkers die nooit eerder thuis hebben gewerkt, zoals bijvoorbeeld het secretariaat. Voor andere medewerkers hebben we de juiste hard- en software aangeschaft om thuis te werken beter mogelijk te maken, zoals videobellen.”
Wat volgens Koggink voor de advocaten vooral wennen was, is dat ze niet even konden binnenlopen bij een collega voor wat advies of hulp, bijvoorbeeld over een bepaald dossier. “Nu moet je vanaf huis bewuster elkaar opzoeken via videobellen. Mensen denken dat advocaten solistisch werken, maar we sparren continu met elkaar. Vaak informeel op kantoor. Nu kost dat dus wat meer organisatie.”
Ook het begeleiden van jonge advocaten met een opleiding ging moeizamer via digitale communicatie. Daarnaast kon ook het ontvangen van cliënten op kantoor niet meer, dat moest via videobellen. En de vele seminars die Van Benthem en Keulen normaal op kantoor organiseert, moesten worden geannuleerd. “Uiteindelijk zijn we ze online gaan doen in de vorm van webinars. Maar dat is echt anders. Je mist bijvoorbeeld non-verbale communicatie. Hoe hou je de aandacht van je publiek? Hoe bouw je vragen in? Het is nog steeds een leerproces waarin we zitten.”
Communicatie
Maar misschien nog wel belangrijk dan de technologie was de communicatie richting de medewerkers, stelt Koggink. “Dat hebben we overgelaten aan de verschillende praktijkgroepen binnen de organisatie, zoals bijvoorbeeld corporate, arbeidsrecht en banking & finance. Het hoofd van elke praktijkgroep organiseerde elke ochtend een call met het team om even kort door te spreken hoe het gaat en om af te stemmen over werk. Voor corona kenden we zo’n moment niet. Je liep bij elkaar binnen in de kamer, of je trof elkaar bij het koffieapparaat. Het ging informeel. We moesten dus iets anders organiseren voor wat voorheen heel natuurlijk ging.
Lees het hele artikel op de website van Goed op Weg, het programma waarin de provincie Utrecht, de gemeenten Utrecht en Amersfoort, Rijkswaterstaat en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat samenwerken aan een goede bereikbaarheid en een gezonde leef- en werkomgeving in de regio.
