‘Samenwerking gaat meerwaarde opleveren’
Per 1 januari 2022 gaan het Ketenbureau i-Sociaal Domein en programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein samen verder onder de vlag van het Ketenbureau. Dubbelinterview met Karin van Gelderen en Karin Bos.
Een keer in de drie weken ontmoeten ze elkaar om af te stemmen over de voortgang van deze integratie. Karin van Gelderen, directeur van het Ketenbureau en Karin Bos, programmanager bij VWS delen naast hun voornaam ook de passie om het sociaal domein, de Wmo en Jeugdwet te verbeteren. ‘Het is de kunst om het goed congruent te laten verlopen.’
Hoe is de samenwerking tussen de twee programma’s precies tot stand gekomen?
KvG: “Toen ik startte in 2019 waren we heel druk met het ontwikkelen van de standaard administratieprotocollen (SAP’s) en allerlei andere protocollen. Tijdens de ontwikkeling daarvan, concludeerden we eigenlijk dat we problemen aan het oplossen waren die elders ontstonden. We pakten niet de oorzaak aan, maar waren de gevolgen aan het bestrijden van ontwikkelingen elders in het proces.”
“Om dat te kunnen oplossen moesten we eigenlijk het hele proces van toewijzing van zorg bezien. Op zoek naar programma’s die eerder in het proces werken, kwam ik in contact met Jan Menting van het Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd en Malinche van der Hoog van het programma Inkoop en Aanbesteden Sociaal Domein. We waren het er na welgeteld zes minuten over eens: samenwerken gaat meerwaarde opleveren. Dat zijn we toen informeel gaan doen. Langzaam zijn we onze samenwerking gaan formaliseren en gaan vormgeven. Dat resulteerde in juni 2020 in het regioteam opdrachtgever- opdrachtnemerschap.”
KB: “De bedoeling van ons programma was om gemeenten en aanbieders praktisch te ondersteunen bij het inkopen en aanbesteden van voorzieningen in de Wmo en Jeugdwet: één vindplaats voor informatie, helpdesk, opleidingen, handreikingen, modelartikelen enzovoorts. En ook: Hoe pak je het aan? Een goed begin is immers het halve werk en dat geldt ook voor inkoop en aanbesteden van voorzieningen in de Wmo 2015 en Jeugdwet.”
“In het programma zijn we eerst nagegaan waar de ondersteuningsbehoeften liggen en gingen we vervolgens verschillende onderdelen uitproberen in pilots, ervaringen delen en leren van elkaar, opleidingen en workshops vormgeven, lessen samenvatten in handreikingen, enzovoorts. Het doel daarbij was minder bureaucratie en administratie en betere hulp voor mensen. Dat doel deelt het programma met het Ketenbureau, dat zich vooral richt op het verbeteren van de informatievoorziening tussen gemeenten en aanbieders rondom de verantwoording en later de contractering.”
Als je terugkijkt op de samenwerking. Wat hebben jullie van elkaar geleerd? Hoe was de samenwerking?
KvG: “Wat we hebben geleerd van Inkoop en Aanbesteden is dat het mogelijk is om in hele korte tijd veel instrumenten te ontwikkelen, die ondersteuning bieden aan het veld. De samenwerking ging vanaf het eerste moment heel erg goed. We waren complementair aan elkaar, maar er was ook enige mate van overlap. Die hebben we geprobeerd zoveel mogelijk weg te halen. Malinche was echt de motor achter het snelle formaliseren van een team. Dat was heel fijn.”
KB: “Ik werk pas sinds afgelopen zomer bij het programma. Wat ik vooral zie is hoe goed de samenwerking in het Regioteam functioneert, dat bij het Ketenbureau is ondergebracht. Door dichtbij de praktijk aan het werk te zijn, kan dat team daadwerkelijk ondersteunen en zien waar de ondersteuningsbehoeften liggen. Die behoeften kunnen we dan vervolgens koppelen aan wat er al aan producten en diensten beschikbaar is. Ook kunnen we signaleren wat er nog niet is en misschien ontwikkeld moet worden. Het regioteam heeft echt een belangrijke rol.”
Deze samenwerking heeft dus geresulteerd in een integratie onder de vlag van het Ketenbureau. Hoe zien jullie de toekomst van het Ketenbureau? Zeker gezien alle ontwikkelingen die nog op ons afkomen, zoals de Hervormingsagenda Jeugd?
KB: “Er is in de afgelopen jaren beleidsmatig veel gebeurd en het zal nog wel even zo blijven. Het allerbelangrijkste is, en blijft, dat er tijdig passende en betaalbare hulp en ondersteuning is voor mensen die dat nodig hebben. Dat is een héle grote gezamenlijke opgave waar op heel veel plekken aan wordt gewerkt. Het vereenvoudigen en ondersteunen van het proces van inkoop en aanbesteden tot verantwoording en het terugdringen van administratieve lasten is een onderdeel van deze opgave. Ik hoop dat die processen met de kennis en ondersteuning van het Ketenbureau verder kunnen worden verbeterd.”
KvG: “Dankzij de integratie kunnen wij regio’s, gemeenten en aanbieders nog breder adviseren en ondersteunen. Voor hen is er straks één vindplaats voor alle vraagstukken van visie tot verantwoording. Dit voorkomt dat men van het kastje naar de muur wordt gestuurd of dat er tegenstrijdige adviezen worden gegeven. Waren we als Ketenbureau voorheen vooral van de administratieve lasten, nu ondersteunen we het hele proces, van visie tot verantwoording. Daar zie ik de toekomst liggen van het Ketenbureau: in de versterking van de uitvoering in de dagelijkse praktijk.”
“Kijk bijvoorbeeld naar het totale inkoopproces. Dat begint met een stukje visie van de gemeente. Een nieuwe aanbesteding kun je op drie manier invullen. Je kan het met de bekostigingssystematiek pxq doen, uurtje factuurtje, met taakgericht werken, waarbij je zorgaanbieders veel vrijheid geeft, of je kiest voor de tussenvariant, het outputgericht werken. Bij elke variant past een sturings- en verantwoordingsfilosofie.”
“Het is de kunst om dat hele proces goed congruent te laten verlopen. Als je bijvoorbeeld taakgericht inkoopt, en het werk en verantwoordelijkheden bij de zorgaanbieder legt, maar wel verantwoording gaat eisen met pxq dan ontstaan er administratieve lasten.”
“We staan aan de vooravond van een groot aantal verander-vraagstukken en grote thema’s, zoals de Hervormingsagenda Jeugd en het project Contractstandaarden. Doordat wij nu een bredere opgave hebben kunnen wij gemeenten en aanbieders in de breedte ondersteunen bij deze verander opgave. We proberen alles in één vloeiend geheel te laten verlopen. Dat is beter voor het veld. Administratieve lasten ontstaan wanneer de verbinding ontbreekt tussen visie, inkoop, beleid en uitvoering. Die verbinding gaan we voorop stellen.”
Inkoop & Aanbesteden heeft veel producten opgeleverd, veelal in samenwerking met gemeenten en aanbieders. Deze producten worden overgenomen door het Ketenbureau. Wat verwacht Inkoop & Aanbesteden dat nu met deze producten worden gedaan en kan het Ketenbureau hieraan voldoen?
KvG: “We hebben zowel de producten en diensten van het Ketenbureau, als van Inkoop en Aanbesteden, zorgvuldig doorgelopen. We hebben geanalyseerd hoeveel overlap er is en hoe we dingen beter kunnen samenvoegen en vereenvoudigen, zodat het voor gemeenten als aanbieders makkelijker wordt. Het aantal producten zal waarschijnlijk wel verminderen, wanneer we het samenvoegen tot een vloeiend geheel.”
“Een goed voorbeeld zijn de modelbepalingen. Daar zijn we al mee gestart om dat samen op te pakken. Er was daarin een overlap met onze standaardartikelen. Het komend jaar zullen we die twee producten verder ineenvlechten. De website van Inkoop en Aanbesteden blijft het komend half jaar nog bestaan. Dat gaan we ook langzaam maar zeker in elkaar vlechten en dan krijgt de website van het Ketenbureau een nieuw jasje. Het wordt dan makkelijker om te zoeken op doelgroep.”
KB: “Ik verwacht dat het Ketenbureau deze producten en diensten up-to-date houdt en door ontwikkelt als dat nodig is. En ik verwacht ook dat zij, net als tijdens de looptijd van het programma, samen met gemeenten en aanbieders ook weer nieuwe producten en diensten ontwikkelt om veranderingen te ondersteunen.”
Wat wensen jullie de professionals bij gemeenten en zorgaanbieders in het sociaal domein die dit interview lezen toe voor de komende jaren?
KB: “Ik wens hen gezondheid en veerkracht toe om samen te werken op de inhoud, met daarbij de bedoeling voor ogen om de administratieve processen zo vorm te geven dat het voor iedereen zo min mogelijk gedoe oplevert. En blijven lachen. Het is bijna een kerstwens.”
KvG: “Ik wens hen meer focus op hun eigen werk toe, met veel minder administratieve lasten en veel meer werkplezier. Daarnaast wil ik ook een oproep doen, met name richting de zorgaanbieders, om ook bij ons aan te kloppen. Help ons om jullie te ondersteunen. Daar zijn we voor. We hebben weliswaar veel focus bij gemeenten, maar we zijn er ook om aanbieders te ondersteunen in dit proces en bij de transformatie.”
Lees het oorspronkelijke artikel op de website i-Sociaal Domein.
