Administratieve lasten rond hulpmiddelen. ‘Waarom moet het zo omslachtig?’

Bij de verstrekking van hulpmiddelen in de Wmo zijn de administratieve lasten enorm. ‘Door meer samen te werken kunnen we het de inwoner makkelijker maken’, stelt Susan van der Laan, contractmanager Sociaal Domein van de gemeente Groningen. Ze is een van de aanjagers van het project ‘Hulpmiddelen in het berichtenverkeer’ dat deze lasten drastisch wil verminderen.

Lang moeten wachten op de reparatie van je traplift, omdat alleen die ene leverancier dat kan maken. Jouw hulpmiddel moeten inleveren wanneer je verhuist naar een andere gemeente en dan daar weer opnieuw de mallemolen in om een nieuwe aan te vragen. De administratieve lasten rond de verstrekking van hulpmiddelen in de Wmo zijn enorm. Dat er juist steeds meer vraag naar is maakt het helemaal urgent, stelt Van der Laan. “We worden steeds ouder en blijven langer thuis wonen. We hebben steeds hulpmiddelen nodig. De markt is dus enorm in ontwikkeling, maar erg soepel gaat het allemaal niet.”

Wat gaat er precies mis?

Van der Laan: “De verstrekking van hulpmiddelen via de Wmo blijkt helemaal niet zo goed georganiseerd te zijn als we dachten. Het aantal leveranciers is enorm uitgedund. Landelijk zijn er nog maar enkele grote leveranciers, aangezien er onlangs één failliet is gegaan. Het is een ontzettende vechtersmarkt geworden. En waar één aanbieder failliet gaat in zo’n verschraalde markt, heeft dat een enorme impact. Toen ik begon in mijn functie als contractmanager was ik geschokt om te horen dat er per gemeente grote verschillen zijn in de prijzen welke worden gerekend voor hulpmiddelen. Dat is toch bizar? En dat met deze bestaande tekorten. Dan ga je je toch achter de oren krabben of het niet anders kan? Aan de andere kant is de Wmo ook voor leveranciers een uitdaging. Zij zitten met een administratieve inrichting die bij iedere gemeente weer anders is. De markt van specialistische hulpmiddelen, zoals trapliften, is helemaal schrijnend. Daar zijn landelijk maar twee leveranciers binnen de Wmo, die elkaar stevig beconcurreren.”

Is er niemand anders die trapliften kan maken dan?

“Er zijn wel meer leveranciers die het zouden kunnen, maar die blijven weg van de Wmo: te veel gedoe, te veel administratieve rompslomp. De diversiteit te kust en te keur onder de gemeenten is hen te groot geworden. En de gebruiker van de traplift is daar dus de dupe van. Omdat die liften in eigen fabricaat en op maat worden gemaakt kan alleen deze specifieke leverancier onderhoud plegen. Geen andere partij kan dat gemakkelijk overnemen. Gevolg is dat de gebruiker er soms lang op moet wachten. Om de continuïteit en de dienstverlening te verhogen binnen de hulpmiddelensector proberen we in onze regio meer marktwerking te krijgen, door ook mkb-ondernemers erbij te betrekken en mee te laten doen. Een aantal reparaties zou je bijvoorbeeld ook door een fietsenmaker kunnen laten doen. Denk aan het plakken van een band van een rolstoel. Waarom moet de band per se geplakt worden door de leverancier, en kan de gebruiker niet naar de fietsenmaker om de hoek? Hele kleine reparaties kunnen gebruikers ook zelf. Zij zijn tenslotte ervaringsdeskundig. Als je de gebruikers wat meer in hun kracht zet, en ook meer de regie kunt geven, is het veel sneller opgelost.”

Susan van der Laan, contractmanager sociaal domein, Groningen.

Bij de aanbesteding van hulpmiddelenverstrekking ben je in Groningen de samenwerking aangegaan met buurgemeenten? Hoe werkt dat?

“Toen eenmaal duidelijk was dat iedere gemeente in Nederland exact in dezelfde spagaat zit, en dat ieder op zijn eigen manier het wiel aan het uitvinden is, dacht ik dat moet anders. Toen de VNG startte met het programma Verbeteragenda Hulpmiddelen besloot ik dan ook te acteren en de samenwerking met Noord-midden Drenthe en Midden-Groningen op te zoeken. We zijn collega-gemeenten en hebben al eerder in andere aanbestedingen samengewerkt. Waarom zou je dingen alleen doen als je elkaar ook kunt ondersteunen?”

“Na afstemming binnen de eigen gemeenten gingen we alle drie akkoord en hebben we de aanbesteding voor hulpmiddelen opgeknipt in vier fases. In ieder geval hebben we de eerste fase, de onderzoeksfase, gezamenlijk uitgevoerd. Zo konden we kennis uitwisselen, en de leveranciers kunnen in één keer kennismaken met ons uit het noorden. Later sloot ook een andere gemeente aan, die ook enthousiast werd van onze samenwerking. Alhoewel zij niet een direct naburige gemeente zijn, hoeft dat helemaal geen belemmering te zijn. Die samenwerking krijgt ook vorm in de aanbesteding Wmo Hulpmiddelen die we als gemeente Groningen en de gemeente Midden-Groningen op 2 juni hebben gepubliceerd.”

Je bent als aanjager en namens de gemeente Groningen betrokken bij het project ‘Hulpmiddelen in het Berichtenverkeer’. Waarom dit project?

“We zijn als Groningen een klassieke koopgemeente en huren maar een klein deel van de hulpmiddelen. Dat willen we harmoniseren en administratief luw maken. Dat doe je het beste door gebruik te maken van het berichtenverkeer. Dat bleek dus helemaal niet zo makkelijk te zijn. Het berichtenverkeer is gericht op de levering van diensten, niet van hulpmiddelen. Toen ben ik op allerlei deuren gaan kloppen om daar aandacht voor te vragen. Zo kwam ik in contact met Karin van Gelderen, directeur van het Ketenbureau i-Sociaal Domein, die ook al bezig was om hulpmiddelen meer uniform te krijgen. Dankzij het Ketenbureau hebben we nu een podium om die aandacht te vragen. Met het project brengen we nu duidelijk in beeld welke processen er allemaal lopen rond de verstrekking van hulpmiddelen en hoe we die kunnen vormgeven in het berichtenverkeer.”

Wat is het belangrijkste doel van het project?

“Dat is natuurlijk kort gezegd om de administratieve lasten te verminderen rond de verstrekking van hulpmiddelen. Zodat we met zijn allen weer kunnen focussen op het ondersteunen van de inwoners. Die staan voor mij stip op één. Als we niet uitkijken zijn we als gemeenten en leveranciers allemaal regels aan het verzinnen, en vergeten we er bij te bedenken: helpt dit de inwoner ook? Gebruikers willen gewoon inzage in wanneer ze iets geleverd krijgen wat ze nodig hebben. Waarom kunnen ze bijvoorbeeld nog niet zelf een reparatieverzoek indienen? Waarom moet het zo omslachtig?”

Hoe betrek je inwoners hier meer bij?

“In Groningen is een werkgroep toegankelijkheid opgericht. Die bestaat uit mensen met een beperking, die de gemeente willen helpen in het verkrijgen van meer bewustzijn. Tijdens de aanbesteding voor hulpmiddelen laat ik ze mee participeren. Ze zijn ons klankbord. We sturen ze stukken toe, vragen wat ze ervan vinden. Zij zijn immers ervaringsdeskundig. Dan hoor je waar het echt misgaat.”

Wat zou je persoonlijk het liefst zien als uitkomst van het project?

“Met de inventarisatie van de processen zetten we nu goede eerste stappen. Een ideale uitkomst vind ik wanneer we een landelijke categorie kunnen instellen voor hulpmiddelen en zo meer uniformiteit kunnen creëren. Ik ben tevreden als we een berichtenverkeer hebben dat voor iedere gemeente te gebruiken is. Dan zijn we een heel eind. Natuurlijk is de beslissing om het te gebruiken aan elke gemeente zelf.”

“We hebben elkaar in ieder geval gevonden: VNG, Ketenbureau, VWS, de gemeenten zelf. Na de eerste blogs van projectleider Evert Dekkers zie je dat allerlei gemeenten enthousiast bij ons aankloppen om mee te doen. Ook belangrijk is om alle ketenpartners rondom die gebruiker in hun kracht zetten. De leverancier weet bijvoorbeeld echt wel waar hij het over heeft, het is zijn core business. Geef hem dat vertrouwen om te doen wat hij goed kan. Waardegericht samenwerken, daar gaat het om. Als je open en transparant samenwerkt, bereik je veel meer. Laten we elkaar dus meer opzoeken. Dan kunnen we het inwoners een stuk makkelijker maken.”

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op de website en voor de nieuwsbrief van het Ketenbureau i-Sociaal Domein.