‘De Afsprakenkaart dwingt je te kijken of we het over hetzelfde hebben’

Waar de professionals van de Parnassia Groep in de jeugdzorg tegenaan lopen, is dat alle gemeenten hun zorgproducten net iets anders hebben ingericht. Dat kost veel tijd in de administratie wat ten koste gaat van behandeltijd.

“Wij zijn dan ook enorm fan van de Afsprakenkaart,” vertelt Lonneke Dekker, adviseur ketenregie jeugd en Wmo. “Dat dwingt je van het begin te kijken of we het over hetzelfde hebben om achteraf discussie en verantwoording te voorkomen . Hoe sneller het wordt ingevoerd hoe beter, vinden wij.”

De Parnassia Groep is Nederlands grootste GGZ-aanbieder, met ruim 13.500 professionals die jaarlijks 180.000 cliënten behandelen. Vorig jaar had de zorgaanbieder voor de Jeugdwet formeel contracten lopen bij 303 van de 355 gemeenten. Aangezien elke gemeente de zorgproducten net weer anders inricht, zorgt dat voor extra werk.

Lonneke Dekker.

Lonneke Dekker weet er alles van. Voordat ze als adviseur ketenregie aan de slag ging, heeft ze zelf ook jaren als behandelaar en maatschappelijk werker gewerkt. “De contracten over de zorg zijn overal ongeveer hetzelfde. Wel hebben gemeenten de beleidsvrijheid om er eigen volgorde en nuances in aan te brengen. Dat is nu juist wat het zo moeilijk maakt. Het kost ons heel veel tijd om uit te zoeken wat er per contract wordt gevraagd en wat de definities precies inhouden.”

En dit zorgt ervoor dat de beeldvorming bij gemeenten over onze organisatie soms niet goed is, vertelt ze. “We staan soms te boek als administratief logge organisatie. Maar het op elkaar aansluiten van de informatievoorziening en processen is zo lastig. Al die verschillende smaken, dat valt niet mee. Om efficienter met elkaar te kunnen werken hebben we de Afsprakenkaart en de SAP 3.0 echt nodig.”

Woud aan regels

Als voorbeeld van al die verschillen noemt Dekker de verblijfzorg. Daarover leggen de gemeenten de accenten heel anders. “Dat levert een enorm woud op aan regels. Na het lezen van het contract weet je vaak nog niet precies wat er onder valt. Mag je nu wel of niet afwezig zijn bijvoorbeeld? Soms is het voor een jongeren juist goed om mee op vakantie te gaan met de ouders. Soms kan je die twee weken dan wel factureren, soms niet. Omdat de contracten geen vaste structuur hebben weet je niet wat de details zijn, en waar je ze kan terugvinden.”

Een ander voorbeeld is directe en indirecte cliëntentijd. Bij de ene gemeente valt een gesprek met de ouders zonder kind onder directe cliëntentijd. De andere gemeente zegt van niet, omdat het gesprek niet met de cliënt zelf was. “In ieder contractoverleg moet je dus kijken wat er wel en wat niet is vastgesteld”, legt Dekker uit. “Soms is er ook gewoonweg niets afgesproken en krijg je dus discussie achteraf over interpretatieverschillen.

Het is een discussie die je allebei niet wil. Er is geen sprake van onwil, maar we begrijpen elkaar soms gewoon niet. Contracten zijn zo gedetailleerd en zo divers dat het zowel voor ons als voor gemeenten zelf moeilijk terug te vinden is.”

Standaard Administratie Protocollen

Daarom heeft Parnassia intern afgesproken om de definities aan te houden van de Standaard Administratie Protocollen (SAP) . Dekker: “Alle uitzonderingen die daarbuiten vallen wil je vastleggen in de Afsprakenkaart. Dat dwingt je te kijken of we over hetzelfde hebben. Zeker voor grote zorgaanbieders zorgt het voor betere aansluiting op gemeenten, ze kunnen beter voldoen aan de verantwoordingseisen. Nu kom je er vaak gaandeweg achter dat je in de vele bijlagen iets over het hoofd hebt gezien of anders hebt geïnterpreteerd. Met de Afsprakenkaart heb je alles altijd in dezelfde volgorde en op dezelfde plek.”

Echt bekend is de Afsprakenkaart nog niet zo bij de zorgaanbieders. Bij Parnassia begint de afdeling Verkoop er steeds meer oog voor te hebben, aldus Dekker. Zelf is ze vanaf het begin betrokken geweest bij de klankbordgroep. “Ik koppel de informatie weer aan onze afdeling Verkoop en de backoffice. Om het echt goed te laten leven zijn we afhankelijk van de digitale versie, die deze maand live gaat. Zodat gemeenten en zorgaanbieders er echt mee aan de slag kunnen. Dan zal het ook meer bekendheid gaan krijgen.”

Er zit wel een keerzijde, erkent ook Dekker. “Het is wel veel werk om alle contracten door te akkeren en alles in de Afsprakenkaart te krijgen. Dat is een flinke tijdsinvestering, voordat het echt in de routine is gekomen. Het is even doorbijten maar dan is het ook goed geregeld. Gemeenten zijn soms bang dat het hun beleidsvrijheid inperkt, maar dat is helemaal niet het geval. Het dwingt je alleen te concretiseren. De gemeente bepaalt nog steeds het beleid, het wordt alleen duidelijker opgeschreven in de Afsprakenkaart.”

Uitgangspunten

De Afsprakenkaart helpt ook met duidelijkheid in het afstemmingsproces over de verschillende uitgangspunten, aldus de adviseur ketenregie, zoals het eerdere voorbeeld over verblijfzorg of het eenduidig aanhouden van definities Er is geen goed of fout, maar de visies verschillen. Met duidelijke standaarden kun je in ieder geval zeggen, dit is ons uitgangspunt en daar hoef je dan ook geen discussie over te hebben.”

En die duidelijkheid zal uiteindelijk helpen de administratieve lasten te verminderen. Dekker: “We zijn nu vooral bezig met verantwoorden naar elkaar en afstemmen van processen van administratie in te regelen. En je wil juist die tijd steken in behandelen. Eigenlijk zijn we het allemaal eens, maar we komen er nog niet goed uit met elkaar. Gemeenten hebben het echt niet slecht voor met de zorg. Maar dat verantwoorden van elke cent, de explosieve groei van regels helpen niet. Het oeverloos registreren zorgt voor een leegloop in de zorg. Ik ben idealist, ik ben dit gaan doen omdat ik iets wilde veranderen. Het mooiste zou zijn als deze baan ophoudt te bestaan, omdat het niet meer nodig is en ik weer terug kan naar behandelen.”