Transparantie is opdracht aan alle overheden
Het rijksbrede Programma Open Overheid timmert aan de weg om de informatiehuishouding van de rijksoverheid op orde te krijgen. Dit jaar zet het programma een aantal belangrijke stappen. Welke informatie bewaar je wel en welke niet? Hoe richt je de werkplek van de toekomst in? Voor vakblad OD sprak ik daarover met Lucas Lombaers. ‘Voor informatieprofessionals is dit een nieuwe belangrijke tak van sport.’
Zo’n 2 jaar geleden besloot het kabinet om een aantal verschillende programma’s te bundelen om zo breder te werken aan een opener overheid. Want door overheidsinformatie ruimer en actiever te delen, neemt de transparantie van beleidskeuzes toe en functioneert de overheid beter. Het resultaat van die beslissing was het integraal programma Open Overheid. Dat programma verbindt drie sporen die in wisselwerking met elkaar tot een meer open overheid moeten leiden: openbaarmaking, de nieuwe Archiefwet en informatiehuishouding.
Omslag
Vooral cruciaal is de verbetering van de informatiehuishouding en -voorziening, stelt Lucas Lombaers, programmadirecteur Open Overheid. ‘Als we echt opener willen zijn, kan dat alleen als we die twee op orde brengen,’ stelt hij. ‘Een goede informatiehuishouding stelt de rijksoverheid in staat om op een betrouwbare en transparante wijze haar taken uit te voeren. Journalisten, burgers en onderzoekers worden dan beter en sneller geholpen. Dat vergt een omslag in hoe we professioneel met openbaarheid omgaan.’
Meer openheid is een opdracht aan alle overheidsonderdelen, stelt Lombaers. ‘Van beleid tot uitvoering. Hoe ga je om met burgers als die recht hebben op een uitkering, of die het gevoel hebben niet goed te worden ondersteund? Wat als er zorg is over fraude, of als journalisten vragen stellen?’
De opdracht is ook terug te vinden in de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren van staatssecretaris Alexandra van Huffelen. Toch is die agenda veel breder, legt Lombaers uit. ‘Die gaat over zaken als het vertrouwen in de digitale wereld, regie van iedereen op eigen gegevens, dienstverlening en cybersecurity. Ons programma is echt specifiek gericht op de organisatie van de overheid. Hoe kan die opener worden en informatie beter beheren en archiveren?’
Miljoenen mailtjes
Momenteel worden bij de rijksoverheid per dag miljoenen mailtjes aangemaakt. Lombaers: ‘In tegenstelling tot andere landen heb je in Nederland een breed recht op informatie. Je kunt nagenoeg onbegrensd een verzoek indienen. Dat betekent vervolgens dat de ambtelijke organisatie die informatie ook moet gaan vinden. De afgelopen 20 jaar hebben we te optimistisch gedacht dat technologie de oplossing zou zijn: als je maar een goed documentmanagementsysteem bouwt, vinden we informatie vanzelf wel terug. Dus dat hebben de meeste ministeries gedaan.’
‘Maar we hebben in diezelfde periode enorme bezuinigingen gezien. Ieder jaar werden er weer een of twee percentages ambtenaren wegbezuinigd. En daaronder hoorden veel informatieprofessionals. Terwijl die hard nodig zijn om met de informatiesystemen te werken. Alleen al bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties werken tienduizend mensen. Als die informatie op een eigen manier in het informatiesysteem stoppen met net andere trefwoorden, wordt het lastig om iets terug te vinden. En dat leidt tot teleurstelling bij journalisten en burgers die een Woo-verzoek indienen.’
Ook de nieuwe Archiefwet is aangescherpt om informatie sneller op orde te hebben. Lombaers: ‘Nu wordt informatie vaak pas na 20 jaar geordend en overgedragen naar het Nationaal Archief. De nieuwe Archiefwet stelt deze termijn op 10 jaar. De ambitie van ons programma is dat de archivering ter hand wordt genomen op het moment dat de informatie wordt aangemaakt. Dan is die informatie veel sneller te vinden. Daarvoor moeten we hard aan de slag.’
Werkplek van de toekomst
Het programma Open Overheid loopt in ieder geval tot en met 2026. Lombaers: ‘De komende jaren gaan we de werkplek van de toekomst opbouwen. Als je kijkt naar mijn werkplek online, zie je enorm veel mailtjes. Als we bijvoorbeeld samenwerken aan een plan, mailen we elkaar daar eindeloos over. Dat leidt ertoe dat mensen per dag al snel tachtig tot honderd mailtjes ontvangen.’
Als je die mailtjes vanuit toegankelijkheid bekijkt, gaat driekwart over dezelfde documenten, aldus Lombaers. ‘Met betere samenwerkingsfaciliteiten kun je die veel zorgvuldiger beheren en hou je veel minder mail en informatie over. Die kun je meteen metadata toekennen zodat ze sneller terug te vinden zijn. Die werkplek van de toekomst zorgt er dus by design voor dat informatie beter bewaard wordt.’
Wat wel en niet bewaren?
Een tweede stap die het programma wilde maken is net gezet. ‘We hebben voor chat een heldere afweging gemaakt: wat bewaar je nu wel en wat bewaar je niet? Je moet heel goed kiezen wat je wel en niet nodig hebt en hoe je daar met verschillende softwaretools een onderscheid in kunt maken.’ Halverwege mei debatteerde de Tweede Kamer over het bewaren van de chats van de politieke en ambtelijke top. Lombaers: ‘Nu heeft het kabinet eindelijk, na allerlei adviezen, besloten dat we die chats ook gaan bewaren. Maar je moet dan wel zorgen dat er goede ordening en beheer wordt uitgevoerd. Want alles bewaren kan niet. Dat is onuitvoerbaar en kost zo gigantisch veel geld, veel ict’ers. Het is de kunst om te beslissen waar je de balans legt.’ ‘Om te kijken of alle plannen uitvoerbaar zijn doen we een uitvoeringstoets. Het wordt een druk jaar. We zijn blij dat er nu een knoop is doorgehakt over wat wel en niet te bewaren. Dat geeft richting aan de uitvoering.’
Nieuwe tak van sport
Hoe dan ook, voor informatieprofessionals betekent dit een nieuwe belangrijke tak van sport. Lombaers: ‘We hebben lang vertrouwd op onze informatiesystemen maar er wordt nu toch echt een beroep gedaan op de informatieprofessionals. We zijn dan ook aan het werven. Zij moeten helpen om de informatie in beheer te nemen. Dat doen we ook in samenwerking met medeoverheden zoals de VNG, IPO en Waterschappen. De Woo en Archiefwet gelden ook voor alle overheden.’
Lees verder in het magazine OD.
