‘Vroeger verhuisden de meubels, nu de medewerkers’

De eerste ‘Nieuwe Werkers’ in de gezondheidszorg dienen zich aan. De Parnassia Groep, een van de grootste ggz-instellingen in Nederland, startte vier jaar geleden met de invoering van Het Nieuwe Werken. Inmiddels heeft de organisatie 65.000 m2 afgestoten, 25 grote locaties omgebouwd om  volgens de methodiek van  HNW te werken. Een gesprek met Marc Baars, Projectleider Het Nieuwe Werken bij Parnassia Groep.

Hoe is Het Nieuwe Werken bij jullie van start gegaan?
“Wij hebben eerst een Visie met elkaar geformuleerd. We wilden een modernere zorg, een reductie van de kosten en meer synergie in de samenwerking  Het Nieuwe Werken is een prima methodiek om al deze drie doelen te realiseren. Dus we  hebben producten en diensten gemaakt rondom bricks, bytes en behaviour om onze werkprocessen effectiever en efficiënter in te richten.”

Wanneer zijn jullie precies ermee begonnen?
“Het werkelijke begin vond plaats in Den Haag aan de vestiging aan de Kennedylaan. We hadden twee afdelingen van samen 2000m2, verdeeld over verschillende locaties in de stad. Onze medewerkers hadden veel contacten in de wijk. Na half negen ’s ochtends verdwenen ze dan ook de wijken in om pas ’s middags rond vier uur terug te komen voor hun rapportages. Elke behandelaar had wel een eigen ruimte. Dus ik zag overdag vooral veel lege kamers. . Kunnen we dat niet anders organiseren?, was dan ook de vraag die opkwam. We hadden toen  nog niet de middelen voor hen om vanaf een andere plek in te loggen. We wilden de medewerkers meer ondersteunen en ze ook meer zelf verantwoordelijk maken voor hun werk. Stiekem waren we dus al HNW methodieken aan het toepassen. Uiteindelijk zijn  we in deze pilot teruggegaan naar 850m2: een kostenbesparing van 150.000 euro. We zijn het daarna gaan toepassen op meerdere locaties.”

Hoe zijn de medewerkers erin meegegaan?
“Het is wel belangrijk gebleken dat je er goed over communiceert. Je kunt het niet zomaar even invoeren. Veel mensen denken bijvoorbeeld dat het alleen om thuiswerken gaat, maar het is natuurlijk veel meer. Daarom zijn we echt producten en diensten gaan aanbieden om hen te ondersteunen. Zoals de e-learning module voor medewerkers, zodat ze dezelfde taal spreken en we niet steeds opnieuw het begrip hoeven uit te leggen. Ook zijn we managers gaan trainen over wat het nu precies inhoudt en hoe ze kunnen sturen op resultaten.”

Dus je kunt wel stellen dat de invoering van Het Nieuwe Werken bij de Parnassia Groep een groot succes is?
“Als het gaat om kosten- en ruimtebesparing zeker. Als het gaat om het personeel durf ik dat nog niet keihard te roepen. Dat moeten we nog eens goed meten. In ieder geval maak je je organisatie veel flexibeler en dat werkt goed.  Vroeger verhuisde je meubels binnen je organisatie, nu zie je de mensen door de organisatie heen bewegen. Dankzij een token kunnen medewerkers makkelijker thuiswerken en inloggen op andere afdelingen. Natuurlijk lopen we nog steeds achter als je het vergelijkt met bedrijven als Microsoft.”

Maar in de zorg zijn jullie echt een voorloper?
“Ja dat denk ik ook. We leven  in een 24-uurs economie. De gezondheidszorg loopt daar echt ver in achter. We hebben nog een enorme slag in te maken.

Worden de patiënten er nou eigenlijk ook beter van?
“We hebben in onze huisvesting goed nagedacht over de logistieke processen. Daar zien de patiënten ook de voordelen van. Ook houden we dankzij de kostenbesparing geld over. Dat besteden we aan meer handen aan het bed. Door de modernisering van de ICT, zoals e-Health en videoconferencing, wordt ook steeds meer de half 9-tot-5 mentaliteit losgelaten. Meer afdelingen zijn nu ’s avonds open.”

Lees het hele interview op het platform Over Het Nieuwe Werken.