Zo ziet flexibel werken bij Binnenlandse Zaken eruit

Hoe krijg je flexibel werken tussen de oren bij vijfduizend werknemers op het ministerie van Binnenlandse Zaken? Een interview met projectmanager Annelies Bouwhuis. “Overal hebben we de tien leefregels opgehangen.”

Van leefregels tot discussiebijeenkomsten. De projectgroep Flexibel Samenwerken is de afgelopen weken druk bezig geweest om flexibel werken tussen de oren te krijgen van de medewerkers bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).  Begin 2013 verhuisden de ruim vijfduizend ambtenaren van het ministerie van BZK en het ministerie van Veiligheid en Justitie naar het nieuwe pand aan de Turfmarkt in Den Haag. Het was op dat moment Nederlands grootste kantoorpand.

Flexibel werken

Vanaf dat moment werd ook flexibel werken geïntroduceerd, legt Projectleider Annelies Bouwhuis uit. De ambtenaren gingen werken op flexibele werkplekken. Op de eigen etage of ergens anders in het pand. Die plekken bestaan uit zowel open ruimtes voor meerdere medewerkers tot afgesloten ruimtes waar in stilte gewerkt of vergaderd kan worden.

Toch hielden medewerkers vast aan wat ze gewend waren. Mensen kiezen toch voor vaste plekken, klitten bij elkaar met collega’s en wisselen weinig af. Dat gaat nu veranderen. Sinds de laatste reorganisatie is per 1 april de norm 0,7 in plaats van 0,9 (werkplek per fte). En dat betekent dat meer flexibiliteit nodig is vanuit de werknemers.

De afgelopen periode is Bouwhuis en haar team dan ook druk geweest met het organiseren van bijeenkomsten op de verschillende etages in het gebouw. In die sessies leggen ze allerlei stellingen voor om de mensen aan het denken en met elkaar in gesprek te krijgen over knelpunten en herkenbare situaties. Zoals het moeten zoeken naar een werkplek als je wat later binnenkomt, de fijnste plekken die altijd als eerste bezet zijn, je naaste collega’s die moeilijker te vinden zijn.

Annelies Bouwhuis. foto martijn beekman

Wat wilden jullie bereiken met de sessies?
“Het doel is om flexibel samenwerken meer onder de aandacht te brengen van de medewerkers van Binnenlandse Zaken. Ook willen we juist mogelijkheden voor het voetlicht brengen die er al zijn. 3,5 jaar geleden is al een start gemaakt met Het Nieuwe Werken, maar mensen moeten er erg aan wennen. Voorheen hadden we gewoon vaste werkplekken. Met de verhuizing in 2013 gingen we werken met de 0,9- norm (werkplek per fte). In de praktijk leverde dat geen problemen op. Deze norm red je makkelijk. Dat is nu anders met de overstap naar de nieuwe norm”

Waarom eigenlijk die overstap naar de 0,7-norm?
“Sommige afdelingen zijn de laatste jaren flink gegroeid. Die groei hebben we daar opgevangen met een 0,8 norm. Per 1 april hebben we voor het hele ministerie de 0,7-norm ingevoerd. Dat is deel van het masterplan Den Haag. Het Rijksvastgoedbedrijf is gaan kijken welke gebouwen geschikt zijn voor lagere norm. Nu met een lagere norm kan er naast Binnenlandse Zaken en Veiligheid en Justitie nog een derde bewoner in  het gebouw komen. Uiteindelijk is het doel om dan andere gebouwen af  te stoten. Dit alles komt weer voort uit het programma Compact Rijksdienst waarin een compacte en wendbare overheid het doel is. Per april zijn we ook gereorganiseerd. Het huisvestingsconcept is daarbij ondersteunend geweest. Het programma richt zich op de Bricks (de werkplekken), de Bytes (ondersteuning vanuit de ICT) en Behaviour (hoe ga je ermee om?). Sinds kort hebben we overal in het gebouw de Leefregels Turfmarkt opgehangen: de 10 belangrijkste regels voor het Flexibel Samenwerken.”

Waarom leefregels?
“Elke afdeling had een eigen set leefregels en het lukte eerder niet om daar een algemene set van te maken. Daar hebben we nu toch op doorgezet met als resultaat de tien leefregels, zoals die er nu liggen. Volgend jaar gaan we middels een onderzoek peilen hoe het allemaal wordt beleefd door de medewerkers. Het gros is tevreden, maar je hoort altijd de negatieve geluiden het hardst.”

Wat gaan jullie nog meer doen in het programma?
“We hebben nu twee weken lang bijeenkomsten gehad en behoeften gepeild. Een ding wat we verder gaan ontwikkelen is een app, waarmee je ’s ochtends kunt zien waar er een plek vrij is: de Plekchecker. Vanaf september willen we ook nieuwe telefooncellen introduceren, waar je rustig kunt bellen. Ook willen we meer uniformiteit bereiken in de ICT-middelen. Drie jaar geleden was het beleid om stapeling tegen te gaan. Het was of een smartphone en tablet of een laptop en nokia. Sinds 1 april kunnen medewerkers zelf aangeven hoe ze willen werken. Overal staat een desktop en daarnaast kiest de ene voor een laptop, de ander voor een tablet en iedereen kan een smartphone krijgen. Begin april zijn we begonnen met een inventarisatie wie wat wil. Volgend jaar gaan we toe naar een hele nieuwe ICT-omgeving: DWR Next, waarvan de uitrol ook op een mobiel device plaatsvindt, zodat mobiel werken nog gemakkelijker wordt.”

Hoe gaat het sinds 1 april? Zijn medewerkers tevreden met meer flexibiliteit op de werkvloer?
“Ja, over het algemeen wel. Er is natuurlijk wel her en der wat gemor. We horen wel eens dat het armoede is dat je vanaf huis hier naartoe komt om dan geen goede werkplek te kunnen vinden. Wij proberen dan uit te leggen wat de achterliggende reden is, namelijk niet alleen het bezuinigen op vastgoed, wat vaak wordt gedacht. Die redenatie klopt niet altijd. Ik denk daarom dat we meer moeten focussen op de voordelen van flexibel werken. Bijvoorbeeld dat er meer gelegenheid is om je kinderen op te halen. Dat was 20 jaar geleden veel moeilijker te combineren met werk. Ik vind dat we daarmee al heel wat vrijheid hebben gekregen.”

En hoe vinden de managers het?
“Het succes van het Flexibel Samenwerken hangt nog erg af van het management. Sommige managers vinden het toch nog steeds prettig om hun mensen dichtbij in de buurt te hebben werken. Ze vertrouwen hen wel, maar zien ze toch nog graag om zich heen. Mijn eigen directeur heeft er geen enkel probleem mee. Persoonlijk vind ik dat iemand ook structureel een vaste dag kan thuiswerken. Voorwaarde is alleen dat het nooit in dienst mag staan van je privésituatie. Het is wel werktijd. Als je echt nodig bent, moet je wel naar kantoor kunnen komen.”

Dit artikel is eerder verschenen op Overhetnieuwewerken.nl en PW De Gids.